De 5 allergrootste fouten bij het kiezen van een kantoor

"Voor alle ondernemers die op het punt staan hun eerste kantoorruimte te gaan huren: hier zijn de 5 allergrootste en meest voorkomende fouten die worden gemaakt bij het kiezen van een nieuwe locatie."

Elke dag hebben we contact met ondernemers die een kantoor zoeken. Ze vertellen ons hun achtergrond, en vaak ook de fouten die ze hebben gemaakt bij het kiezen van hun vorige kantoor.

1. De locatie of buurt te zwaar laten wegen

“Het moet wel in het centrum”, “Het moet 2 meter naast de snelweg”, “Het moet precies tussen koffiebar X en m’n sportschool”. Iedereen die ooit een kantoor heeft gezocht begon met deze gedachten.

Het is alleen jammer, want hierdoor mis je de mooiste plekken. Je limiteert je keuzeset tot één of twee vierkante kilometer, terwijl misschien net daarbuiten een prachtige locatie is voor je bedrijf, die aan alle eisen voldoet.

locatie voor kantoorruimte huren

Locaties die vernieuwend zijn en waar veel jonge bedrijven op af komen, bevinden zich bovendien vaak in buurten die in de komende jaren gaan opleven. En tot slot is het een stuk goedkoper als je niet in het hart van de stad gaat zitten.

Bepaal dus waar je het liefst gaat zitten, maar neem in je eerste selectie en bezichtigingen ook kantoren mee die daar een flink eind vandaan liggen, maar wel voldoen aan je eisen, of die overstijgen. 5 of 10 minuten extra in de auto of op de fiets is eigenlijk een prima opoffering voor het perfecte kantoor.

2. Het kostenplaatje niet begrijpen

Kantoren worden gepromoot met het aantal vierkante meters en een kale meterprijs. Maar dit is maar een heel klein deel van het verhaal.

prijs van huurcontract

Bovenop die meterprijs komen nog de servicekosten, de kosten voor bijvoorbeeld water, licht en onderhoud. Deze kosten kunnen vooraf vast staan of kunnen ‘op nacalculatie’ zijn. Dat betekent simpelweg dat je elke maand een voorschot betaalt en dat er een correctie plaatsvindt als dit voorschot afwijkt van de daadwerkelijke kosten.

In vrijwel alle gevallen is er sprake van een ‘omslag percentage’: iedereen in het pand betaalt ook voor de algemene ruimte, zoals entree, gangen en vergaderruimtes. Je ‘netto ruimte’ wordt vermeerderd met dit percentage en over deze ‘bruto ruimte’ wordt de huurprijs en de servicekosten gerekend. Dit is het bedrag dat je daadwerkelijk per jaar kwijt bent aan je ruimte, en aan gas, water en licht. Het omslag percentage verschilt per gebouw en vaak zelfs per verdieping.

Een kort rekenvoorbeeld:

Netto ruimte:
Huurprijs:
Servicekosten:
Omslag:

Bruto ruimte:
Huur/jaar:
Service/jaar:

Totaal/jaar:
Totaal/maand:

100m2
€150/m2/jaar
€30/m2/jaar
25%

100m2 + 25% = 125m2
125m2 x €150 = €18,750
125m2 x €30 = €3,750

€22,500
€22,500 / 12 = €1,875 ex BTW

Vraag altijd naar het omslag percentage als je ergens voor de eerste keer gaat kijken. Hou er ook rekening mee dat veel websites de bruto oppervlaktes weergeven (bij de kantoren van Launchdesk is dit niet het geval: je weet op die manier zeker waar je naar gaat kijken). Tot slot: in veel gevallen worden faciliteiten van een pand nog eens extra in rekening gebracht worden: parkeerplek, internet, en soms schoonmaak en gebruik van bijvoorbeeld de receptie dienst.

3. De bezichtiging laten leiden door de makelaar of verhuurder

Bezichtigingen zijn oppervlakkig; de verhuurder of makelaar die je rondleidt kent het pand goed, dus zij zal de standaard rondleiding en informatie geven en daarna al snel afronden. Hierdoor mis je informatie die voor jou van belang is, waardoor je alsnog niet een goede afweging kunt maken. Het is aan jou om alles te weten te komen.

tips bezichtiging rondleiding

Een paar pro-tips, die je hierbij kunnen helpen:

4. Verkeerd onderhandelen

Onderhandelen is altijd onderdeel van een kantoor gaan huren. Onderhandelingen kunnen gaan over huurprijs, huurvrije periode, huurtermijn, faciliteiten, et cetera. en al deze dingen kunnen tegenover elkaar gezet worden.

onderhandelen over kantoor huren en huurcontract

De grootste fout die je kunt maken is onderhandelen op het laatste moment. Het gevolg hiervan is dat je niet op tijd weet wat de mogelijkheden zijn en of er uberhaupt ruimte voor onderhandeling is. Je besteedt veel tijd aan een mogelijk kantoor, en als je eenmaal je zinnen hebt gezet op een kantoor is het moeilijker om iets anders te vinden als het niet door kan gaan. Vraag dus bij de eerste rondleiding al zoveel mogelijk uit en pols of de dingen die niet in lijn zijn met je eisen nog te bespreken zijn.

Erg ver gaan in onderhandelingen en het onderste uit de kan halen betekent dat je als huurder ergens concessies moet doen. Eén van de concessies is vaak de huurtermijn; er wordt dan een korting of huurvrije periode gegeven als er voor een langere termijn getekend wordt. Voor grote bedrijven is een lange huurtermijn niet erg, en soms zelfs heel prettig. Als je net start, of niet zo groot bent, waarschijnlijk niet. Realiseer je dat de laagste huurprijs niet per definitie voordelig is en zet een langere termijn liever niet in bij onderhandelingen. Is het toch nodig, zorg dan dat er een ‘breekoptie’ in het huurcontract is opgenomen.

Steeds vaker is het overigens zo dat er korte contracten getekend kunnen worden, met bijvoorbeeld twee of drie maanden doorlopend opzegtermijn. Dit is natuurlijk heel risicoloos, maar realiseer je wel dat er dan weinig onderhandeling mogelijk is over de prijs, omdat de verhuurder juist veel risico neemt. En weet ook dat het een dure grap is om na een paar maanden weer te moeten verhuizen als je huurcontract wordt stopgezet, een opzegtermijn is namelijk wederzijds. Een te kort contract is dus ook niet alles.

5. Niet weten waar je naar op zoek bent

Als je de ‘requirements’ voor een nieuwe locatie voor je bedrijf niet op een rijtje hebt, dan is de kans groot dat je veel tijd gaat besteden aan verkeerde locaties, of een kantoor kiest dat nu goed lijkt, maar in de nabije toekomst alweer te klein is, of niet meer past bij het imago van je bedrijf.

eisen voor een kantoorruimte op een rij

De oplossing is simpel: